准备会议材料有哪些要求

　　1.秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始憋备。

　　2.按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会考的姓名。并注明“会议文件”等字样。

　　3.认真校对会议文件。

　　文件校对工作实际上是文件印制前的一个重要环节。文件的校对是一件非常细致的工作，要求杜绝差错*切实保证文件正文文字准确。校对时还应同时检查文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式。因此，秘书在校对文件时要严肃认真、耐心细致、一丝不苟。惟有如此，才能把好会议文件的文字关确保文件的质量。

　　4.做好会议文件的分发工作。

　　有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。

　　5.分发重要文件一船要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。

　　6.一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件消退目录或清退要求的说明。

　　7.秘书在会议所需材料准备齐全后，应该将所有的会议资料，如讲话稿、会议报告、决议草案等相关资料，系统整理、制作文件资料目录，统一放在文件袋中，发放给与会人员。

　　8.分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。