圆桌会议的运作方式

　　圆桌会议的运作实质上就是通过发挥圆桌会议的功能，充分调动人的积极性，提高机构的效能，实现学习型领导班子共同目标的过程。我们认为，圆桌会议的运作方式重点在于做好信息处理、有效反馈和全息沟通。

　　1.信息处理

　　信息处理是现代认知学的重要内容，在各种情况下预见可能发生的事情的能力、制定计划的想像力等很大程度上反映了信息处理的质量，它决定了采取的是明智还是愚蠢的行动。圆桌会议的信息处理主要有分析和联合两种方法。分析法是对与会成员提供的信息进行逐个解析，区别它们之间的异同，择取最富有建设性的信息；联合法基于集体交流的智能最大化而采取的一种信息处理方法，它是将许多个别信息聚集在一起，让其相互对比、碰撞，实现优化的信息处理方法。做好信息处理需要做到：寻找充满创造性的观点；预测有前景的短期结果和长期结果；根据重要因素，对各种选择的观点和预测的结果进行评估；权衡各方面因素，系统地判断应该进行的行动。总之，与会成员必须搜集和提供信息，避免视角的狭隘，在复杂的形势下应对各种因素，选择切实可行的行动路线。

　　2.有效反馈

　　行为心理和认知习惯的研究表明，行为的改进取决于反馈。为了让与会成员个体行动和会议进行得更有成效，圆桌会议需要有效反馈。在与会成员共同思考问题时，肯定有时会意见不一，并相互表达自己的观点，从别人那里得到反馈往往是避免失去判断力和客观性的有效途径。圆桌会议的有效反馈有三种方式，即反思式反馈、褒贬式反馈和解构式反馈。反思式反馈是在与会人员之间展开讨论。褒贬式反馈需要事先对与会成员表明一定的期望，期望的内容紧密联系会议的议题。通常夸奖带有积极的象征性行为，有助于有效的信息处理；批评意味着确保能够有的放矢地针对某项错误决策进行有效矫正。解构式反馈提供了更具交互性的解决问题的方式，并打开了在其他情况下往往关闭的渠道，有着非常高的正确程度和更开放的交流方式。

　　3.全息沟通

　　所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将思想和信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。着名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”.在一定意义上，没有沟通，就没有会议。对于学习型领导班子而言，举行圆桌会议需要全息沟通。全息沟通对于圆桌会议的作用是多方面的，其中较突出的有两点：一是有助于作出决策。圆桌会议上进行决策会涉及干什么、怎么干、何时干等问题。遇到这些需要解决的问题，与会成员要通过沟通获取大量的信息情报，然后进行决策；二是促使领导班子协调有效地举行会议。与会成员的职务是相互依存的，依存性越大，对协调的需要越高，而协调只有通过沟通才能实现。没有全方位的沟通，与会成员之间存在着隔膜，对整个会议效果造成负面影响。

　　全息沟通要讲究一定的艺术：首先，必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。尤其要实心实意听取不同意见，建立沟通双方的信任和感情。其次，要选择有利的时机，采取适宜的方式。在不同情况下要采取不同的沟通方式，要抓住最有利的沟通时机。再次，沟通要与会成员之间的信任度。另外，沟通要讲究“听”和“说”的艺术。沟通过程中，相互主动听取意见；要善解人意，体味对方的情感变化和言外之意，做到心领神会。不仅要会听，还得会说，会表达自己的意见。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。