大型汽车博览会新闻发布会筹备方案

　　1、发布会场环境标准

　　1）场地选择：企业的新闻发布会通常选择在3星级-5星级的宾馆或新闻中心等地举行，根据会议邀请人员的级别和重要程度决定宾馆的级别；

　　一般选择能够容纳100人左右的新闻发布会场地，会场外应有泊车位；

　　发布会场地应该有足够的空间布置1排主席台（6-7人）、1-2排前排嘉宾席，以及足够座席与参会人数相匹配；

　　会场应留有安放背景板的位置和相应的背景板支架，一般专业酒店的会场会提供这类设施，如果酒店不能提供，则需要与酒店沟通，通过租赁或制作等方式准备背景板支架，要求酒店给予相应配合；

　　矩形会场，且会场中央无影响听众视线的柱子或其它障碍物；

　　有重要嘉宾参与的会议还需要准备一间单独的贵宾休息室，供贵宾在会议前后休息以及进行重要专访之用。

　　2）音响设备：音响控制室能够顺利播放各类背景音乐，同时能够兼容现有的存储介质（如磁带、CD、VCD、DVD等）；

　　音响控制室留有与笔记本电脑音频接口，并有足够长的电缆；

　　至少保证有1个固定麦克风，2个移动麦克风，麦克风的声音没有杂音，并有备用的麦克风；

　　以上所有的音响设备的音量大小适宜，保证会场每个角落都能清楚地听到声音。

　　3）投影设备：拥有固定可升降的投影幕布，同时根据实际需要，备有1-2个活动投影幕布，最好采用1.8m*1.8m的大投影幕布；

　　配备相应数量的投影仪，采用流明数（亮度的参数）大的投影仪，用投影仪具体的大小和数量，以坐在会场后排的来宾能够较看清屏幕为原则。

　　投影仪和电脑之间的数据线接口能够匹配，同时有足够长度的电缆。提前一天抵达现场，调试设备。

　　茶水联络或购买

　　一般而言，会场都会提供茶水，假如预定的会场没有茶水提供，则需联络购买。以小支矿泉水为宜，避免浪费。

　　2、确认参会人员：注意与嘉宾保持联络，进一步确认他们的日程是否有变动，是否可以准时出席。

　　3、请柬准备、派送：根据嘉宾确认到会情况填写请柬，指定专人一一登门派送。

　　4、中心宣传资料准备

　　车展的宣传资料提前撰写、印刷/打印好，根据预计的到会人数准备若干份。并预留20份备用。

　　5、领导讲话稿、新闻通稿、发布会后半程记者提问及答案的准备

　　1）领导讲话稿：根据领导身份和发言方向，为需要提供讲话稿的领导撰写讲话稿。按到会嘉宾人数打印若干份，提前一天完成。

　　2）新闻通讯稿。

　　至少提前一天完成新闻通稿、发布会后的提问稿的撰写。新闻通稿包括：

　　消息：字数较短，一般在500~1000字左右，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

　　通讯或综述：篇幅较长，内容充实，一般是深度分析、重点报道、专访。对消息无法涵盖的内容进行详细阐述。消息通常提供1篇即可，也可以用答记者问的形式来表现。

　　6、礼品准备：注意根据行业惯例，为到会的嘉宾准备礼品或礼金；为媒体记者准备车马费，如有礼品，也可提供给记者，平面媒体记者车马费200~300元，电视台记者车马费600~1000元/组。

　　7、资料和礼品装袋：宣传资料、新闻通稿、领导讲话稿、礼品和礼金都准备好之后，则可进行装袋，注意使用带有车展标志的文件袋或手提袋。

　　资料必须整理妥当，按顺序摆放，在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：

　　1、会议日程

　　2、新闻通稿

　　3、公司宣传资料

　　4、礼品/礼金（或纪念品领用券）

　　5、发言人背景资料（含主要经历、成就、头衔等）

　　6、承办方经理名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后及时联络）

　　7、重要发言稿。对新闻记者有用的发言稿。比如，嘉宾的发言，领导的发言等（以对记者报道有益为标准）。

　　8、礼仪小姐的确定

　　由XX文化传播有限公司舞美部挑选优秀学员担任礼仪小姐；如无适当人员可担任此工作，则联络专业礼仪公司，提供礼仪小姐4名。

　　2、布展物料准备，包括签到台、签到本/签到单、签字笔、桌签。

　　签到台：如条件允许，可准备一个长台，或为嘉宾和媒体各准备一个短的签到台，注意台面铺设深红或墨绿色金丝绒或其他面料，放置桌签、签到本/签到单、签字笔、名片盘。

　　签到本/签到单：一般为嘉宾准备红色或撒金底色，面积为A4或16开的硬皮专用签到本；为媒体记者准备签到表。

　　签字笔：为嘉宾和记者准备出水流畅的签字笔。

　　桌签：注意桌签除嘉宾姓名牌之外，还应该准备指定座位范围、签到人员的标牌，如：媒体记者、企业代表、媒体签到处、嘉宾签到处等。