太阳能产品新闻发布会的准备阶段

　　（一）确定新闻发布会日期、地点、新闻点

　　1、具体日期

　　与希望发布的事件日期相配合，来加大宣传力度，挖掘新闻点，制造新闻效应。注意避免与重大新闻事件冲突，与社会重大活动和纪念日相冲突。在正式新闻发布前20天完成，最迟15天。并在邀请函发布前预定会场，否则会影响下一步工作。 周二-周四通常较为合适。周一，记者们往往忙于检查上周工作；周五也不宜选，因为许多的人正考虑着如何过周末。

　　2、 具体时间

　　如果早报记者参加，新闻布会最好在下午3点；如果要在当天晚报或电视晚间新闻上报道，最好安排在上午9:30或10:00---10:30 ,这样便于记者到会。

　　3、会场选址

　　会场地址要有较大知名度和影响力，要与所要发布的新闻性质相融合，同时，要考虑到交通方便、新闻发布的硬件等因素，如电话、传真、打字、照明设备等。通常选在三星级以上的酒店、宾馆或新闻中心等地举行。还要注意会场的环境，如气温、灯光、嘈音等等问题。会场空间根据参加人员数确定，若会场空间过大、人员少，给人的印象是新闻发布会的内容新闻价值并不大。如果有电视摄影机记者参加，会场空间要大一些。

　　（二）确定参与人员名单，会议议程、时间表等方案。

　　1、详细拟定参加的领导、广告公司、客户、同行、媒体记者的邀请名单。确保新闻发布会参与人员的数量和质量。

　　注：邀请的记者要对此新闻感兴趣。例如：新闻只对报刊记者有价值，那就只邀请这些人，那些长期报道公司发展的记者要一并邀请。

　　2、会议议程方案及时间表。 （略）

　　（三）按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案。

　　1、最好不要用电话邀请。对离公司不远的媒体，亲手送去。注意不要送得太早，以致邀请函被埋没于文件推里，但也应给对方反映的时间。到新闻发布会近日，电话询问信件是否如期送达，对方是否与会，等等。这样还可提醒对方收看信件。

　　2、邀请函要带有公司标志。

　　3、信件中最好不要注明会议联系人的全名和个人电话，这是为了不让记者作提前采访或提前得到新闻发布会的细节，否则，若他们提前透露了一些消息，就会伤害其他记者。

　　（四）购买礼品、选聘主持人、礼仪人员和接待人员并进行培训和预演。布置会场、准备领导的发言稿，新闻通稿等。

　　1、会场布置

　　（1）环境营造：    会场既要体现企业精神，又使记者参生宾至如归的感觉。

　　（2）现场音乐选择：   会场播放音乐应与新闻发布会内容相容相谐。

　　（3）背景设计：  根据新闻内容设计。

　　（4）新闻发言人的位置按安排。

　　如果电视摄相机在房间后排，那么公司发言人应在房间前排就坐；如只有报刊记者与会，发言人就坐在记者中，当友人提问时旧走到前排。越随便，离记者的空间距离越近，就越容易营造出一种友好气氛。不要让新闻发言人坐在镜子、窗户或其他放射光线的背景之前，以防镜头效果受损。

　　（5）会场应设有记者签到处，签到处最好设在入口或入场通道处。

　　（6）会场座次安排要分清主次，特别是有贵宾到会的情况下，在每个记者席上准备有

　　资料，供记者们深入细致地了解所发消息的全部内容。

　　2、现场工作人员选择

　　（1）选择会议主持人

　　要求：把握新闻发布会的主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行，同时在必要时还承担消除过分紧张的气氛，化解对立情绪、打破僵局等特殊任务；

　　（2）主要发言人：

　　（3）选择现场服务人员包括礼仪人员和接待人员

　　要求：从外貌到自身的修炼均要合格，并注意服务人员的性别比例，以便发挥“异性效益”,同时在新闻发布会三天前就进行培训和预演。

　　服务人员的主要工作有如下几点：安排与会者签到；引导与会者入坐；准备好必要的视听设备；发布宣传材料和礼品；安排好餐饮工作；安排一名摄影师专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。

　　3、新闻通稿和背景材料

　　（1）要求：新闻通稿和背景材料美观，并印有公司标志。若能提供声像资料最好。

　　（2）内容：新闻发布会涉及的新闻时间的要点；XX发展简史；主要人物介绍及照片。会场主要负责人的名片、便于日后加以联系。如果是新品发布会，还要提供技术资料。

　　4、礼品准备

　　（五）发布会之前至少进行两次彩排，正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。

　　（六）发布会流程。

　　通常为：①来宾签到②贵宾接待③主持人宣布发布会开始④按会议议程进行⑤会后交流⑥有特别公关需求的人员的个别活动。