展览会酒店服务的操作方式

　　协助预订酒店是展览会主办单位为参展商提供的基本配套服务项目，因而一般的展览会主办单位都会提供此项服务。概括而言，常见的展览会酒店服务主要有三种操作方式。

　　一、主办单位自行安排

　　尽管都是主办单位自行安排，但提供服务的程度不同，给参展商和专业观众带来的感受也不一样。有的展览会组委会只在展前推荐一些展览场馆周边的酒店；有的展览会组委会不仅推荐酒店，而且只要是前来参加该展览会的参展商和专业观众都能享受优惠的价格；有的主办单位还会安排专人负责接受参展商和专业观众的预定，并在酒店大堂设置接待处，然后统一和酒店结算费用，排除部分主办单位希望通过提供客房预订来牟利的因素，这种方式能为参展商提供更加便利的服务。

　　一般来说，具体的操作方法是主办单位在奇发给参展商的《参展商》或《服务指南》中附带一些酒店的基本情况介绍（包括酒店名称、地理位置、星级、价格等）和负责人的联系方式，然后由参展商自行决定是否需要领订。如果参展商需要此项预订服务，便可以将附带的酒店预订表填好后，传真或者发E-mail给指定的联系人。

　　二、指定旅行代理商

　　在展览会的酒店服务方面，这种操作方式比较流行。其基本程序为：展览会主办单位指定一家旅游公司，然后由该旅游公司为参展商和专业观众提供酒店店、票务（代订、代送火车票或飞机票）、旅游和订车等服务。指定旅行代理商一般会在展览会现场设立接待台，为现场与会人员提供相关旅行咨询或预订服务。

　　从理论上讲，采用这种方式，展览会组织者不仅能够减轻自身的工作压力更为关键的是能为参展商和观众提供更为专业的服务。但目前，不少国内展览会主办单位为了最大程度地盈利，因而不考虑自身的接待水平，将酒店预订等配套服务都承揽下来，最后反倒给自己带来了麻烦。当然，如果展览会组织者有足够的实力和丰富的旅游接待经验，也可以自己安排参展商和专业观众的住宿或票务等事宜。

　　三、专业代理机构

　　随着服务业的进一步分工，一些专业代理机构开始将大型会议和展览会作为公司的主要业务，如酒店预订网、会展商旅服务公司等。这些公司会主动与展览会主办单位联系，并能够提供优惠的价格和专业服务。