大型会议活动策划事项活动进程:

    一般大型会议准备期为18个月左右,具体要看会议的主题和各个子项目的繁琐程度.

    17-18个月倒计时

    设定目标,会议/展览的日期、地点、主题以及形式.

    进行实地考察.

    设定初步预算.

    选择货运公司.

    商谈酒店房价及租用时间,签订酒店合同.

    与航空公司商谈机票事宜.

    选择地陪公司.

    选择公务车租赁公司.

    收集参展商名录.

    设定注册费用及政策.

    定义促销战略.

    准备展会的第一稿日程通知及新闻通稿.

    16个月倒计时

    安排保险责任范围.

    设计会标及平面主题.

    挑选展会服务承包商.

    确定展览场地租金.

    制定展会建筑平面图.

    14-15个月倒计时

    邀请并确定关键演讲者.

    确定初步餐饮需求.

    商谈菜单及价格.

    如果需要的话,选择翻译设备.

    如果需要的话,发送出第一份参展商促销信息.

    调整展会建筑平面图(继续之前的工作).

    准备第一份会议声明及促销材料,并发送给可能与会的参展者.

    13个月倒计时

    了解演讲者在音频及视频上的需求.

    6-7个月倒计时

    准备第二份促销单,并发送给意向客户.

    开始制作登记表格.

    4-5个月倒计时

    准备第三份促销单,并发送给意向客户.

    调整预算.

    确认音频视频及翻译设备.

    分配演讲者的发言地点及时间.

    2-3个月倒计时

    调整预算.

    在当地建立银行账户.

    完成会议时间表和房间分配.

    选择并与音频视频设备供应商签约.

    制作并寄出参展商服务指南,包括音频视频申请表格.

    敲定餐饮时间表.

    如果需要的话,最后确定的翻译人员和设备.

    确定会场的人手需求.

    确定安全需求.

    订购会场所需的办公及通讯设备.

    订购标牌.

    编辑参展商名录.

    在会场安装登记所需的计算机.

    与酒店一同检查流程及账务相关的活动

    1个月到6周倒计时

    打印会议指南.

    打印工作手册.

    向酒店递交每日日程.

    制作名牌及门票.

    开会前3周到会议当日

    搭建现场办公室.

    包装并存放会议材料.

    准备注册信息包.

    最后确认餐饮安排.

    进行会前现场准备.

    现场管理会议.

    会后

    包装并存放材料.

    财务核对.

    评估执行情况.