任何工作都会伴随着一定的人力、物力的消耗,举办会议策划活动也是如此,随着会议节奏的日益紧密,如何降低会议预算,提高会议效率已成为每个会议人员的工作重心之一.

    一、时间就是金钱

    如果会议日期的安排具备一定的灵活性,那么十有八九能为你节约费用.考虑好每周和每年中酒店业务的高峰和低谷时期,将酒店需要"疲于应付"的高峰时期找出来.

    二、坦诚沟通

    要了解对你的会议来说哪些是最重要的,列出轻重缓急.在你的需求建议书中,明确、直接地告知对方你认为最重要的条件,将此条件作为竞标的内容之一."如果某供应商很长时间才作出回复或者表示无法和你合作,你要继续和它沟通.他们需要先了解你的公司背景,然后才和你做这笔生意."精觉说.

    三、寻找价值点

    在经济疲软时期,会议数量锐减,取消会议的情况经常发生,这个时候要寻找酒店的优惠条件.不要害怕询问对方能够提供什么优惠条件."还有你的销售代表不必一定要让对方答应所有条件,因为这些条件通常只是公司层面一厢情愿的想法."

    四、仔细观察会议满意度

    用显微镜来观察会议吧,注意所有不能直接为会议满意度或参会者体验感"加分"的细节支出.几位参会者注意到只是让大家不使用瓶装水就能节省一笔费用.在一次为期三天的会议中,一位协会的会议策划者引以为豪地说,取消瓶装水供应为他节省了67,000美元.还有一个策略:通过提升优胜者的住宿级别或者在会后增加旅行激励奖的方法,将绩效奖和会议预算结合在一起.

    五、选择会议地点要有目的性

    会议地点和安排的活动要与公司要实现的目标相匹配.一个高层管理者的舒心健体活动比传统的度假旅游效果要好,而生态旅游和志愿者活动正在成为大家的期望所在."但是人们再也不想造自行车了,"精觉说."造自行车"指的是那些局限于酒店会议厅的活动.她说参会者喜欢融入他们所参观的地方.密切关注汇率是另一个有目的地选择会议地点的方法.精觉提醒说,很有具有异国风情的目的地,比如南美、非洲和亚洲,经济实惠,性价比之高出人意料.

    六、按需采购

    在谈判条件时,一些消费品,如会间咖啡和酒吧消费,要按人次计算.一位参会者指出,如果你真的吃剩下了,要记住这些剩余的东西都是你的.他要求将早餐剩余的食物在上午会间休息时使用,而剩余的甜品则用于晚上的宴会.还有一个小窍门:酒店一般都有储存道具的房间,问一问道具间里有没有能为你的会议或宴会增加生气的东西,或许你能廉价或免费使用这些道具.

    七、重视距离问题

    国内新建酒店和饭店陆续开业的很多,它们足以让您的会议参与者和奖励旅游参与者满意而归.就近选择避免因倒时差而带来的不适,还能让国内经济活起来,精觉说道.

    八、尝试打包方案

    精觉注意到"今年推出全服务打包价格的酒店增加了很多,这种方式让客户能够预见要花的费用."听众中有一位会议策划者提醒大家说,有一点很重要,就是要知道哪些服务是包含在打包方案里的,哪些服务是不包含的,为此你自己要亲自去考察酒店.

    九、重视邮轮会议

    邮轮会议和全服务打包酒店的预算控制方法类似.如果使用美元支付,邮轮会议能让你获得国际旅行的享受,这样的会议带上爱人或其他家属是再合适不过了.

    十、汇率保障

    提前支付国际会议的保证金能确保预算额不受通货膨胀或货币波动的影响."我们的国际供应商一直乐意将汇率固定,而我也乐意接受."精觉说道.