对商界人士来讲,组织庆典与参加庆典时,往往会各有多方面的不同要求.庆典礼仪,即有关庆典的礼仪规范,就是由组织庆典的礼仪与参加庆典的礼仪等两项基本内容所组成的.以下是上海精觉传播机构对其分别予以介绍.
组织筹备一次庆典,如同进行生产和销售一样,先要对它作出一个总体的计划.商务人员如果受命完成这一任务,需要记住两大要点:其一,要体现出庆典的特色.其二,要安排好庆典的具体内容.
毋庸多言,庆典既然是庆祝活动的一种形式,那么它就应当以庆祝为中心,把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重.不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛.惟独如此,庆典的宗旨--塑造本单位的形象,显示本单位的实力,扩大本单位的影响,才能够真正地得以贯彻落实.
庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体内容的安排上,得到全面的体现.
如果站在组织者的角度来考虑,庆典的内容安排,至少要注意出席者的确定、来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序等四大问题.
首先,应当精心确定好庆典的出席人员名单.庆典的出席者不应当滥竿充数,或是让对方勉为其难.确定庆典的出席者名单时,始终应当以庆典的宗旨为指导思想.一般来说,庆典的出席者通常应包括如下人士:
一是上级领导.地方党政领导、上级主管部门的领导,大都对单位的发展给予过关心、指导.邀请他们参加,主要是为了表示感激之心.
二是社会名流.根据公共关系学中的"名人效应"原理,社会各界的名人对于公众最有吸引力,能够请到他们,将有助于更好地提高本单位的知名度.
三是大众传媒.在现代社会中,报纸、杂志、电视、广播等大众媒介,被称为仅次于立法、行政、司法三权的社会"第四权力".邀请它们,并主动与它们合作,将有助于它们公正地介绍本单位的成就,进而有助于加深社会对本单位的了解和认同.
四是合作伙伴.在商务活动中,合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的.请他们来与自己一起分享成功的喜悦,是完全应该的,而且也是绝对必要的.
五是社区关系.它们是指那些与本单位共居于同一区域、对本单位具有种种制约作用的社会实体.例如,本单位周围的居民委吊会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养老院、商店以及其他单位等等.请它们参加本单位的庆典,会使对方进一步了解本单位、尊重本单位、支持本单位,或是给予本单位更多的方便.
六是单位员工.员工是本单位的主人,本单位每一项成就的取得,都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗.所以在组织庆典时,是不容许将他们完全"置之度外"的.
以上人员的具体名单一旦确定,就应尽早发出邀请或通知.鉴于庆典的出席人员甚多,牵涉面极广,故不到万不得已,均不许将庆典取消、改期或延期.
其次,应当精心安排好来宾的接待工作.与一般的商务交往中来宾的接待相比,对出席庆祝仪式的来宾的接待,更应突出礼仪性的特点.不但应当热心细致地照顾好全体来宾,而且还应当通过主方的接待工作,使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意,并且想方设法使每位来宾都能心情舒畅.
最好的办法,是庆典一经决定举行,即成立对此全权负责的筹备组.筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成,他们应当是能办事、会办事、办实事的人.
在庆典的筹备组之内,应根据具体的需要,下设若干专项小组,在公关、礼宾、财务、会务等各方面"分兵把守",各管一段.其中负责礼宾工作的接待小组,大都不可缺少.
庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成.
接待小组成员的具体工作有以下几项:其一,来宾的迎送.即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾.其二,来宾的引导.即由专人负责为来宾带路,将其送到既定的地点.其三,来宾的陪同.对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人陪同始终,以便关心与照顾.其四,来宾的招待.即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照.
凡应邀出席庆典的来宾,绝大多数人对本单位都是关心和友好的.因此,当他们光临时,主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待.将心比心,在来宾的接待上若得过且过、马马虎虎,是会伤来宾的自尊心的.
再次,应当精心布置好举行庆祝仪式的现场.举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点.对它的安排、布置是否恰如其分,往往会直接地关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏.依据仪式礼仪的有关规范,商务人员在布置举行庆典的现场时,需要通盘思考的主要问题有:
一是地点的选择.在选择具体地点时,应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定.本单位的礼堂、会议厅,本单位内部或门前的广场,以及外借的大厅,等等,均可相机予以选择.不过在室外举行庆典时,切勿因地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼.
二是环境的美化.在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,着力美化庆典举行现场的环境.为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛,可在现场张灯结彩,悬挂彩灯、彩带,张贴一些宣传标语,并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅.如果有能力,还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队届时演奏音乐或敲锣打鼓,热闹热闹.但是这类活动应当要适度,不要热闹过了头,成为胡闹,或者"喧宾夺主".千万不要请少先队员来扮演这类角色,不要劳动孩子们为这类与他们无关之事而影响其学业.
三是场地的大小.在选择举行庆祝仪式的现场时,应当牢记并非愈大愈好.从理论上说,现场的大小应与出席者人数的多少成正比.也就是说场地的大小,应同出席者人数的多少相适应.人多地方小,拥挤不堪,会使人心烦意乱.人少地方大,则会让来宾对本单位产生"门前冷落车马稀"的错觉.
四是音响的准备.在举行庆典之前,务必要把音响准备好.尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备,在关键时刻,绝不允许临阵"罢工",让主持人手忙脚乱、大出洋相.在庆典举行前后,播放一些喜庆、欢快的乐曲,只要不抢占"主角"的位置,通常是可以的.但是对于播放的乐曲,应先期进行审查.切勿届时让工作人员自由选择,随意播放那些凄惨、哀怨、让人心酸和伤心落泪的乐曲,或是那些不够庄重的诙谐曲和爱情歌曲.
最后,应当精心拟定好庆典的具体程序.一次庆典举行的成功与否,与其具体的程序不无关系.仪式礼仪规定,拟定庆典的程序时,有两条原则必须坚持:第一,时间宜短不宜长.大体上讲,它应以一个小时为其极限.这既为了确保其效果良好,也是为了尊重全体出席者,尤其是为了尊重来宾.第二,程序宜少不宜多.
