大型会议接待方案:
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责.大型会议还要制定详细的会务工作方案.
2、发出会议通知.包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围.
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项.
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点.
5、大型会议要印制会议凭证.如出席证、列席证、工作证、请柬等.
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛.
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登.
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果.
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确.
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效.
(5)摆放适宜花卉.
7、后期服务工作.大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排.
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作.
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况.
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况.
2、搞好会议签到、材料分发.
3、落实主席台领导、发言人是否到齐.
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座.
5、维持好会场秩序.会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场.
6、做好会议纪录,写好会议简报.
7、组织照相.
8、为与会人员预订车、船、机票等.
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等.
2、组织送站.根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等.
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作.
4、做好会议报道工作.
