会议通知的种类与方式

　　会议通知的种类与方式多种多样，如当面告知、打电话、发传真和电子邮件、邮递、招贴、广播、登报等。每一种通知的方式各有特点，可以根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式，必要时可以同时使用两种以上的方法，以确保有效性。

　　1.按通知的形式可分为口头通知和书面通知

　　口头通知，如当面通知、电话通知，具有方便、快捷、即时的优点，但容易遗忘*书面通知尽管需要打印、分发或者邮寄，手续较多，时间较慢，但显得严肃、庄重，而且具有备忘的作用。重要会议应当使用书面通知。

　　2.按通知的性质可分成预备性通知和正式通知

　　预备性通知先于正式通知发出，其作用主要是请与会者事先作好参加会议的准备。凡需要事先征求与会者的意见，或者需要与会者事先提交论文、报告、答辩和汇报材料，或者先报名然后确定与会资格的会议，应当先发预备性通知；待议程、时间、地点以及与会资格正式确定后，再发正式通知。

　　3.按通知的名称分为会议通知、邀请信（函、书）、请柬、海报、公告等。

　　（1）“会议通知”用于研究工作、进行决策的会议，发送对象是会议的当然成员和法定成员、本机关或本单位内部的工作人员、下级机关或所属单位、受本机关或本单位职权所制约的单位。

　　（2）“邀请信”一般用于横向性的会议，具有礼节性，发送对象是不受本机关职权所制约的单位以及个人，如召开学术性会议或者技术鉴定会，以发邀请信为宜。

　　（3）“请柬”主要用于举行仪式类活动，如开幕式、竣工仪式、签字仪式等。发送对象一般都是上级领导、社会人士、兄弟单位等，多使用书面语，语言恭敬儒雅。

　　有时，举行一次会议需要根据不同对象分别使用“会议通知”、“进诸信”和“请柬”.

　　（4）“海报”是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。

　　（5）“公告”是一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。