会议通知的拟写格式和内容

　　会议通知的内容要尽可能详尽、明确。这是在会议准备工作中对秘书人员的一项基本技能要求。

　　会议通知的拟写格式一般包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。

　　正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

　　1.标题

　　第一种，主办机关名称十会议名称十“通知”.这种写法应用最多，一般用于正式的、重要的会议。如“中共××市委办公厅关于召开××会议的通知”.

　　第二种，只写“会议通知”或“通知”.这种写法一般用于事务性或例行性会议。

　　2.通知对象

　　通知对象是单位的，写单位名称时可以写特称，如“×××公司”.也可以写统称，如“各直属院校”.通知对象如果是个人，-‘圾直接写与会者姓名。应当注意的是，通知对象有时未必是参加会议的对象。

　　3.正文

　　会议通知的正文一般包括以下内容：

　　（1）会议的目的、名称和主题。有时可以列出会议的具体议题或讨论的提纲，报告会应当写明报告人姓名、身份和报告内容。

　　（2）会议的时间，包括开始时间、报到时间、结束时间。

　　（3）会议的地点，应具体写明会场所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线路，以方便与会考。

　　（4）参加对象，如果通知对象是单位，应当在正文中说明参加会议的人员的具体职务、级别以及参加会议的性质（出席、列席等）。有的会议为了达到一定的规模，通知中还规定每个单位参加会议的人数。

　　（5）其他事项。如参女哈议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证（如“凭入场券入场”、“凭本通知入场”）、联络信息（如主办单位的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名）等。

　　4.落款与日期

　　写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。

　　有的会议通知还需附上回执或报名表，一般制成表格，请出席对象填写姓名、性别、年龄、职务、职称、预订回程票的具体要求等项目，然后寄回，以便统计参加会议的人数和安排会议的接待工作。