展会招展策划包括哪些内容

　　招展、招商的重要性表现为，只有招到足够的符合展会要求的展商和客商。展会才能生存；只有招到高层次的展商和客商，才能办出高品位的展会。招展和招商相辅相成，招展的成功有利于招商的顺利进行，招商的成功同样有助于招展的进行。

　　展会招展策划一般包括以下内容。

　　（1）展会的简介

　　简介是用简洁的语言，对展会作一个轮廓性的描绘，它要向参展商扼要地说明展会的宗旨、层次水平、功能和发展前景等。

　　（2）展会组织者

　　展会组织者即举办单位，因为我国对国际展实行主办单位资格认定制，即只有国家有关部门认定的机构，方有权主办国际展，因此在我国有主、承办单位之分。没有主办资质的机构只能做承办单位。除了主、承办单位外还有一些其他相关机构协助展会举办的组织。

　　（3）专业设置

　　所谓专业设置就是展览会的展览分类和范围。在招展书中说明专业设置是要告示拟议中的展览的内容，潜在的展商可以据此决定是否前来参展。关于专业设置介绍的详略，人们有不同的看法。有的认为应该详细一些，以便于厂商作决策；有的则提出不必过于烦琐，因为业内企业对有关专业一看便知道。建议视具体情况而定。

　　（4）历史业绩

　　新加坡的一家著名展览公司负责人曾说过，第一次举办的展览是很难吸引厂商前去参展。因为会展是一种远期要约，人们无法事前预计拟议中的展会质量如何，举办单位是否有诚信。说服潜在参展商的最好方法就是向他们介绍以往历届展览成功举办的情况。历史业绩部分非常重要，因为它最有说服力。

　　完整的历史业绩介绍应该包括如下几个基本数据。

　　①上届（或历届）展览会参展企业情况；

　　②上届（或历届）展览会参展企业分布情况；

　　③上届（或历届）展览会专业观众到会情况；

　　④上届（或历届）展览会专业观众在展览会中观看动态；

　　⑤上届（或历届）展览会成交情况等业绩；

　　⑥上届（或历届）展览会参展商或专业观众对展览会的评价等。

　　在介绍历史业绩时如果能用图表说明，则效果将会更好。

　　（5）参展收费标准

　　参展收费，即展览空间出租费。这是展览举办方的基本收入，当然也是参展商的基本支出，必然是潜在展商最关心的部分之一。

　　（6）展会宣传和专业观众组织

　　前面已经说明潜在的参展商是十分在意展会的专业观众的，因为它们是企业产品潜在的买方。所以，招展书中应玖说明展会组织机构招商工作的打算和实施方案，包括通过什么渠道，什么方式组织专业观众等。

　　（7）服务项目

　　展会期间展览组织者粮向参屉商提供各种服务。这些服务非常重要，离开这些服务展商工作无法展开。同时服务也是一种竞争手段，组织者提供的服务越多，对参展商吸引力越大。在招展书中，应向参展商明确说明哪些项目是免费服务，哪些项目是收费服务。一方面使参展商有所计划和准备。另一方面避免出现不必要的纠纷。

　　（8）参展申请表

　　招展书应附参展申请表供参展商填写，以便展会组织机构掌握展商的信息和具体要求。参展商将参展申请表填报给组办方。即表明该参展商已有意向参展，但真正参展一般要以支付摊位费为准。

　　（9）其他有关事项

　　招展书的最后还必须将一些参展的具体事项告诉潜在参展商，如展览的日程安排，与展览组织机构联系的方式，以及参展费用的汇款方式和途径等。日程安排一般分：布展日期、撤展日期、展出日期及每日对外开放的时间。汇款事宜包括汇款对象公司名称、开户银行、银行账号。