展览会展品运输的基本程序

　　对于参展商而言，只有当展品被安全送到展览会现场后才能按计划布展和展出，因而展品运输工作会直接影响主办单位的筹展进程。为保证展品如期、安全地抵达展览会现场，参展商需要和运输代理商密切配合。概括而言，展品运输的基本程序可以分为四个阶段。

　　（1）运前：认真挑选运输商

　　在参展商确定参展以后，主办单位会告知其指定的运输代理商信息，参展商也可以主动向主办方了解。与此同时，运输商也会得到一份参展商名录，并主动与他们联络。通常的操作方式就是：运输代理商将一份货单传给参展商，上面列出收费标准、发货日期、收货人等项目，参展商将货物的情况填写清楚后回传给运输商。尤其需要注意的是，参展商一定要将展品的详细情况告诉运输商，譬如有没有超长、超大型或者有特殊要求的货物等。

　　在协议签订之前，运输商一般会给参展商传真一份运输指南，其主要内容包括运输公司和展览馆的通讯地址、联系方式和联系人；接货时间安排；包装标识；收货人（一般就是运输公司名称）；到货通知；保险；服务项目及收费标淮；委托协议等。

　　需要指出的是，海外参展商虽然可以自由选择运输商，但应该注意：对于普通商品来说，参展商可以任意选择一个运输公司来承远，但是对于海关监管的展品的运输，则不是任何公司都能完成的。目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此，海外参展商在选择运输公司时要特别注意这个问题。

　　（2）运中：紧密联系运输商

　　发货后要通知运输代理商，告诉对方负责人货已经发出，井将运单传真过去，上面写清楚货名及规格、发货公司的名称等信息。通知的方式最好不要仅用电话，最好以书面形式发传真，以便于对方根据文件上内容进行核对。

　　在发货时，包装箱的标签要全面、清楚，包括企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等。这些虽然是细节，但很容易产生麻须，有的企业只写展览馆的名称，而没有写展览会名称，这就可能耽误运输。在欧美发达国家，货物运输的各项标志比较规范。例如，在较大设备的包装箱外，参展商会在箱子四角用火烫出链子状的标志，表明这里是可以用来起吊的位置。另外，机器的重量、重心、方向等都有清楚的标志。这样，展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品，在包装时要加好防震材料，箱子外面则特别注明易碎标志；如果展品不能倒方，也应该清楚表明。

　　此后，参展商要继续和运输代理保持紧密的沟通，因为在运输过程中通常会有一些意外情况发生。按照惯例，参展的货物通常是在开幕前两天运到，万一出现差错便会影响布展工作。

　　（3）进馆：迅速有序搬进场

　　由于展前准备时间一般很短，更何况有些设备还需要有调试的时间，因而展品进馆时间非常宝贵，所有参展商都希望自己尽早进馆，但这是不现实的。在一些大型机械展中往往会出现这样的现象，某个参展商的展品很大，进馆时堵在了场馆的中间，导致谁的展品也进不去。因此，为了尽量节约进馆时间，参展商应该听从运输代理商的安排，由运输商根据自身的经验统筹安排，通过这种方式尽可能地争取时间。

　　另外，目前由于部分展览馆管理不善，在展览会搭建现场往往有一些游击队式的搬运工。他们看见参展商进来就蜂拥而上，以极低的价格承报搬运业务。这种搬运服务价格虽低，但服务质量没有保证。在搬运过程中发生展品损坏时，他们通常的办法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬运工，在搬运工程中会趁机盗窃展品或参展商的钱物。

　　（4）展后：妥善处理参展品

　　展览会结束前夕，参展商需要和所委托的运输商提前沟通，商定好撤展以及展品回运的地点、时间等事宜。

　　另外，由于同主题展览会的存在，一些企业有时希望在展览会结束后再去参加在另外一地举办的展览会。如果是进口展品，就要事先与运输代理商沟通，因为海关监管的产品报关手续比较繁琐。若两个展览会不在同一个国家，参展商除了要考虑海关转关时间的因素外，还应考虑运输的问题。每年某些季节是航空公司空运的旺季，有时候空港运输太紧，航空公司不接受订舱，这样会使展品无法及时运抵目的地。