布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。

 

　　例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。

 

　　在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。

 

　　再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。

 

　　但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

 

　　会议室会场布置程序

 

　　会前

 

　　1、查看会议通知单

 

　　会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。

 

　　2、布置会场

 

　　1)根据客人要求来布置会场

 

　　常见会场分为：课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型(董事会型)、鸡尾酒会型、舞台式等。

 

　　2)根据客人要求准备会议用的设施及工具

 

　　常用：纸、铅笔(圆珠笔)、水(茶水、矿泉水)、话筒(有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风)、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。

 

　　3)会议摆台

 

　　①桌子摆放、椅子摆放

 

　　②摆放文具及杯具、信纸、铅笔(圆珠笔)、纸垫及水杯

 

　　③摆放要求：会议桌椅横竖一条线;信纸横竖一条线;水杯横竖一条线

 

　　4)横幅的摆放及签到台的摆放

 

　　3、会前检查

 

　　5)会议桌椅及台面的检查

 

　　①桌椅摆放是否符合标准

 

　　②纸、笔、水摆放是否符合标准

 

　　③会议桌椅上无垃圾、污迹，台面干净、整洁

 

　　6)会议设备检查

 

　　①提前半个小时开启会议有关区域的照明设备，确保全部正常使用。

 

　　②提前半个小时开启会议有关区域的空调，保持温度20度左右。

 

　　③提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用，如有故障及时通知动力部进行修理。

 

　　7)工作台检查

 

　　①复核会议通知单的所有要求

 

　　②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足

 

　　8)卫生检查

 

　　①清洁地面卫生，确保地面无垃圾、污迹。

 

　　②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。

 

　　9)其它的检查

 

　　①检查横幅的摆放及内容，确保悬挂对称、内容无错误。

 

　　②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌，签到本的摆放是否标准、正确、

 

　　③检查告示牌，确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。

 

　　10)人员安排

 

　　①会议服务人员提前半小时站立门口，迎接客人到来。

 

　　②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备，播放背景音乐。

 

　　会中

 

　　4、了解会议安排

 

　　负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系，了解会议议程，便于安排员工进行配合。

 

　　5、迎接客人

 

　　1)负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。

 

　　2)迎接客人的注意事项：

 

　　挺胸、收腹、直立、双手放于腰后，双脚与肩并齐，面带微笑;当客人到达时，主动向客人打招呼，问候客人。

 

　　3)引客入位：

 

　　当客人到达时，引导客人坐上自己的位置，尤其是VIP客人，为客人拉椅协助客人入座。

 

　　6、会议期间服务

 

　　7、会议进行期间，服务员要在会场当班，不能脱岗或自行做私事。如有急事须向领班或领班以上的人员报告。

 

　　8、为客人添加茶水：

 

　　客人入座后，应及时为客人倒一杯茶，俗称“迎客茶”。一般每隔15-20分钟添加一次茶水。

 

　　3) 随时注意所有会议设备的运作情况，发现故障立即采取有关措施。如无法解决要通知动力部协助解决

 

　　9、由会议服务员打出会议帐单，询问前台是否挂账，有效签单人的姓名。