会议过程可能出现的问题及处理预案

　　会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行控制，需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢？怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢？

　　会议前详细的筹备，可使意外事件的出现降低到最小程度，紧急事件、意外事件还是有可能会发生，以下5个方面最有可能出现问题：

　　一、人员

　　会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。

　　处理预案：1、为每个重要角色准备后备人选；2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。

　　二、场地

　　会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。

　　处理预案：大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。

　　三、音像辅助设备

　　音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。

　　处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。

　　四、会议资料

　　会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达，等等。

　　处理预案：要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；会议组织者确保自己携带有原始稿件；如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。

　　五、其他意外情况

　　其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期；突发安全事故，等等。