组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务，需要记住两大要点：其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。

　　庆典的内容安排,作为开业典礼的组织者至少要注意出席者的确定、来宾的接待、环境的布 置以及庆典的程序等四大问题。依照常规，一次庆典大致上应包括下述几项程序：

　　预备：请来座就座，出席者安静，介绍佳宾。

　　第一项，宣布庆典正式开始，全体起立，奏国歌，唱本单位之歌。

　　第二项，本单位主要负责人致辞。其内容是，对来宾表示感谢，介绍此次庆典的缘由，等等，其重点应是报捷以及庆典的可“庆”之处。

　　第三项，邀请嘉宾讲话，大体上讲，出席此次的上级主要领导、协作单位及社区关系单位，均应有代表讲话或致贺辞。不过应当提前约定好，不要当场当众推来推去。对外来的贺电、贺信等等，可不必一一宣读，但对其署名单位或个人应当公布。在进行公布时，可依照其“先来后到”为序，或是按照其具体名称的汉字笔划的多少进行排列。

　　第四项，安排文艺演出。这项程序可有可无，如果准备安排，应当慎选内容，注意不要有悖于庆典的主旨。

　　第五项，邀请来宾进行参观。如有可能，可安排来宾参观本单位的有关展览或车间等等。当然，此项程序有时亦可省略。

　　在以上几项程序中，前三项必不可少，后两项则可以酌情省去。

　　按照仪式礼仪的规范，作为东道主的商界人士在出席庆典时，应当严格注意的问题涉及到以下七点：

　　第一，仪容要整洁。所有出席本单位庆典的人员，事先都要洗澡、理发，男士还应刮光胡须。无论如何，届时都不允许本单位的人员蓬头垢面、胡子拉碴、浑身臭汗，有意无意去给本单位的形象“抹黑”。

　　第二，服饰要规范。有统一式样制服的单位，应要求以制服作为本单位人士的庆典着装。无制服的单位，应规定届时出席庆典的本单位人员必须穿着礼仪性服装。即男士应穿深色的中山装套装，或穿深色西装套装，配白衬衫、素色领导、黑色皮鞋。女士应穿深色西装套裙，配长统肉色丝袜、黑色高跟鞋，或者穿深色的套裤，或是穿花色素雅的连衣裙。绝不允许在服饰方面任其自然、自由放任，把一场庄严隆重的庆典，搞得像一场万紫千红的时装或休闲装的“博览会”。倘若有可能，将本单位出席者的服饰统一起来，则是最好的。

　　第三，时间要遵守。遵守时间，是基本的商务礼仪之一。对本单位庆典的出席者而言，更不得小看这一问题。上到本单位的最高负责人，下到级别最低的员工，都不得姗姗来迟，无故缺席或中途退场。如果庆典的起止时间已有规定，则应当准时开始，准时结束。要向社会证明本单位言而有言，此其时也。

　　第四，表情要庄重。在应典举行期间，不允许嘻皮笑脸、嘻嘻哈哈，或是愁眉苦脸、一脸晦气、唉声叹气，否则会使来宾产生很不好的想法。在举行庆典的整个过程中，都要表情庄重、全神贯注、聚精会神。假若庆典之中安排了升国旗、奏国歌、唱“厂歌”的程序，一定要依礼行事：起立，脱帽，立正，面向国旗或主席台行注目礼，并且认认真真、表情庄严肃穆地和大家一起唱国歌、唱“厂歌”。此刻，不许可不起立、不脱帽、东张西望、不唱或乱唱国歌与“厂歌”。在起立或坐下时，把座椅搞得乱响，一边脱帽一边梳头，或是在此期间走动和找人交头接耳，都应被为危害本单位形象的极其严重的事件。

　　第五，态度要友好。这里所指的，主要是对来宾态度要友好。遇到了来宾，要主动热情地问好。对来宾提出的问题，都要立即予以友善的答复。不要围观来宾、指点来宾，或是对来宾持有敌意。当来宾在庆典上发表贺辞时，或是随后进行参观时，要主动鼓掌表示欢迎或感谢。在鼓掌时，不要在对象上“挑三拣四”，不要“欺生”或是“杀熟”。即使个别来宾，在庆典中表现得对主人不甚友善，也不应当当场“仗势欺人”，或是非要跟对方“讨一个说法”不成。不论来宾在台上台下说了什么话，主方人员都应当保持克制，不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡乱起哄。不允许打断来宾的讲话，向其提出挑衅性质疑，与其进行大辩论，或是对其进行人身攻击。

　　第六，行为要自律。既然参加了本单位的庆典，主方人员就有义务以自己的实际行动，来确保它的顺利与成功。至少，大家也不应当因为自己的举止失当，而使来宾对庆典作出不好的评价。在出席庆典时，主方人员在举止行为方面应当注意的问题有：不要：“想来就来，想走就走”，或是在庆典举行期间到处乱走、乱转。不要打周围的人说“悄悄话”、开玩笑，或是朝自己的“领居”甚至主席台上的人挤眉弄眼、出怪样子。不要有意无意地作出对庆典毫无兴趣的姿态，例如看报纸、读小说、听音乐、打扑克、作游戏、打瞌睡、织毛衣，等等。不要让人觉得自己心不在焉，比方说，寻呼机“一鸣惊人”，探头探脑，东张西望，一再看手表，或是向别人打听时间。当本单位的会务人员对自己有所要求时，需要“有则改之，无则加勉”，不要一时冲动，或是为了显得自己玩世不恭，而产生逆反心理，作出傻事来。

　　第七，发言要简短。倘若商务人员有幸在本单位的庆典中发言，则务须谨记以下四个重要的问题：一是上下场时要沉着冷静。走向讲坛时，应不谎不忙，不要急奔过去，或是慢吞吞地“起驾”。在开口讲话前，应平心静气，不要气喘吁吁，面红耳赤、满脸是汗、急得讲不出话来。二是要讲究礼貌。在发言开始，勿忘说一句“大家好”或“各位好”。在提及感谢对象时，应目视对方。在表示感谢时，应郑重地欠身施礼。对于大家的鼓掌，则应以自己的掌声来回礼。在讲话末了，应当说一声“谢谢大家”。三是发言一定要在规定的时间内结束，而且宁短勿长，不要随意发挥，信口开河。四是应当少作手势。含义不明的手势，尤其应当在发言时坚决不用。

　　外商位的人员在参加庆典时，同样有必要“既来之，则安之”，以自己上佳的临场表现，来表达对于主人的敬意与对庆典本身的重视。倘若在此时此刻表现欠佳，是对主人的一大伤害。所以宁肯坚辞不去，也绝不可去而失礼。