会议策划者在组织会议时需注意哪些事项?

    会议策划是一个繁琐而重要的过程,组织好了,会议将会很圆满,组织不好,会议将会达不到预期的效果.如果您还有什么纠结的问题,上海精觉传播机构的顾问很乐意为您解答,上海精觉传播机构是上海大型的会务行业网站,拥有众多长期合作的沪上优质的会议场地,为客户提供商务会议场地、企业年会场地、团体宴会场地、活动展览场地等会议场地信息.

    众所周知,会议策划工作是会议召开的重要环节,因为很多小细节都体现在会议策划上边,如果组织不好,会议的效果也将大打折扣,因此会务通相关顾问提醒您,在做会议策划工作时应注意的事项有以下几点:

    一、要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单.参加会议人数的多少,应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定.为深入探讨一些问题而开的会议,人数可少些.调查情况、纪念及宣传性的会议,人数可多些.

    二、开会之前要深入考虑召开会议的目的,准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目.

    三、为使会议开得有成效,根据会议内容,会前应考虑一些人重点发言,并在发言上做一些重点分工.

    四、尽可能了解与会人员情况,在会议休会期间,组织一些联谊活动,增进了解,加深感情.会议结束后,应继续与会议人员保持一定的联系,以备需要时,可以进行合作.

    五、根据会议的时间安排,发出会议通知,会议通知应及早,内容要明确、具体,如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题,需带的票证和物品等.

    六、根据会议的安排,确定会议的地址,安排好主会场和分组讨论的地点.住宿会议还应安排好房间,落实食宿各项问题.

    七、注意合理安排会议日程,适当安排一些娱乐体育活动,以减轻与会者疲劳,活跃会议气氛.

    八、会议开始后,及时掌握会议的动态,对会议的进展情况进行搜集整理,还要注意安排好会议期间的记录人员.

    九、会议结束之前,联系好会议人员返回的车票、机票,力争将食宿费等尽早结算清楚.

    十、会议结束后,要对会议的各类文件材料做好善后工作,需发简报或文件的应从速拟发.各类记录、发言稿、原始材料等,应立案存档.

    上海精觉传播机构拥有一支精于会议活动策划和执行的专业人员,可根据客户需求,提供整个会议活动的策划和执行服务,包括活动策划、场地布置、灯光音响、摄影摄像、设备租赁、主持司仪、鲜花礼仪、餐饮茶歇等.