招展程序

 

　　选择好某个展览，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、相关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

 

　　填好参展表格，返回给大会主办者，并得以确认之后，你还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样你的展位便得到最后的确定。

 

　　费用预算

 

　　参展费用包括展览费、展位装饰装修费、展品运输费和机票、火车、长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、活动策划宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的支出。

 

　　展台位置

 

　　展台的集团由主办者全盘规划、按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排，工者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递给大会主办者，越容易得到好的位置。

 

　　标准展台

 

　　除国内某些大型商品订化会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为9平方米，称为标准展台。大会主办者负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙、两个能固定的展墙上的射灯、一个展桌、两把椅子、地毯、220V5A三相电源插座，以及刻写楣板即参展公司的名称。无特殊要求，楣板文字是你填写在参展表格中的单位名称。

 

　　展览会的标准展位中，有一种特殊的位置——位于每行展位的预端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。因此，如果你越早申请参展，就越有机会向大会主办者寻求该种展位。

 

　　特修展台

 

　　超过4个或4个以上标准展位的面积时，你可以只预定光地面，装修则可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排、做出别出心裁的独特装修。

 

　　展位装修

 

　　大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用防火材料，在做特装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火涂料。

 

　　家具

 

　　大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆，要以提供桌椅、柜子、沙发等家具的临时租用服务。

 

　　水、电、煤气

 

　　如果你在展览中要大量用电以及使用上下水、煤气、天然气等，你一定要在参展表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排并可以提供这此服务。

 

　　电话

 

　　你可以申请展览期间租用电话线，但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。

 

　　物品保管

 

　　展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人来人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。

 

　　如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文化和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。