1、明确人员及分工

 

 

 

      人是展览工作的第一要素，是展出成功与否的决定性因素。展览工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展览工作做好，才有可能使展出成功。展览人员包括筹备人员和展台人员。

 

 

 

     （1） 人员组成

 

 

 

      从管理角度出发，展览工作需要由各方面的人员组成一个协调的组织机构。此机构可以大到委员会，由高级领导人挂帅，比如参加世界博览会的组织委员会多由各参展国的政府领导人挂帅挂名，也可以小到小组甚至一个人。后一种情况比较普遍，通常称为项目小组或筹备小组。此机构必须有一个负责全面工作的人员，通常称为项目经理或协调人。

 

 

 

     （2） 人员分工

 

 

 

      确定人员后，确定人员分工，制定人员分工情况联络表。联络表内容包括人员姓名、职权、联系地址。联络表可以包括外部单位比如支持单位、接待单位、运输公司、运输代理、设计施工公司、道具公司、活动策划代理、花草公司、电信公司等。联络表分为筹备联络表和展台联络表，分别用于筹备和展出阶段。

 

 

 

     （3） 人员管理

 

 

 

      对展览有关人员进行有效地管理是展出成功的基本保证。展览人员管理其突出的特点是临时性。对大部分参加展览工作的人员而言，展览工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。筹备组、组出组也是临时组建的机构，也就是说工作是临时的、人际关系是临时的。这种临时性可能表现为当事人工作不全力以赴，同事之间、上下级之间关系松散，合作比在正常环境下可能难一些。把临时组织起来的展览人员管理好，从而将临时性的展览工作做好，需要比正常情况更下功夫。

 

 

 

      2、规定工作事项及顺序

 

 

 

      展览工作事项相当繁杂，工作中的衔接、交叉环节也很多。面面周到地安排展览工作有助于筹备和展出有条不紊、少疏忽、高效率。展览工作由项目经理，或由项目经理与上级领导，或由项目经理与项目组共同讨论制定；展览工作由项目经理监督实施并协调。

 

 

 

      为科学地筹划、开展展览工作，制定展览工作方案是必须的，目前对工作方案有几种表示方法：

 

 

 

     （1）所有一切记在脑子里。这是一种原始的计划和工作方法，凭经验和记忆办事。这种方法已不适应现代工作要求。

 

 

 

     （2）列出主要工作事项和时间。这是一种初级的计划和工作方法，工作仍主要靠经验，也不能适应现代工作要求。

 

 

 

     （3）制作简单的工作日程表。这是一种中级的计划和工作方法，将所有事项分类排列，注明负责人，注明办理时间。这方法适应目前中国的管理水平。

 

 

 

     （4）制作详细的工作日程图。比上一种方法又进了一步。用图示方法表明工作流程、关系，注明负责人，注明办理时间等有关管理因素。展览工作事项列明、列清后，再加上一些基本情况，就是一份展览工作方案。

 

 

 

      3、规定时间和期限

 

 

 

      时间安排也可以称作日程安排。展览筹备时间看起来可能富裕，但是实际很紧张。越拖延，展览筹备工作将越困难，而展出成功的可能性就越小。展览会上常见参展企业抱怨主办者。但是实际是参展企业本身造成的。这些公司往往把筹备工作放到不得不做时才做，导致效率和效益低下。如果筹备时间确实太大，那么只有把工作全部委托给施工公司，包括设计、制作、施工、布置等。施工公司也许会在最后一刻赶制完毕，但是质量可能要受一些影响，费用肯定要高不少。展览许多工作看似不起眼但是筹办起来却很费时费力，因此要尽早安排。展览会日程具有不可更改性，因此展览工作日程和计划一定要严谨，执行也要认真。制定严格的工作日程将有助于提高本展览工作的效率。在展览会工作中，“按时”非常重要。展览环节多，如果一项工作未按时，一系列工作将受影响，严重的会出现混乱，甚至使展览失败。因此，做展览工作一定要严时，规定的截止期一定要遵守。不论展览会大小，参展企业都应把已定日期当作纪律来执行遵守。