一、进场前准备工作

1.了解活动当天是否有其它活动进场或撒场，对方的时间安排（尤其是酒店内的场地常会有此类情况，多个活动同期或交叉举行)。

 

2.了解进撤场有几个通道可以使用。

 

3.了解有没有备用进场通道可以使用。

 

4.在场地被其它会议活动占用的情况下，要与场地方沟通清楚对方的清场结束时间。

 

5.确认货车进货位置。

 

6.确认上货电梯位置、电梯空间。

 

7.了解进场是否需要借助运输工具。

 

8.确认进场当天的场地方或酒店方负责人联系方式。

 

9.确认各对接口负责人联系方式。

 

10.了解办理相关进场手续的时间、方式、要求。

 

11.进场拍照，留存数据。搭建前期先拍照，便于后期场地恢复。

 

了解完以上信息，并对活动进场前准备工作做出合理规划，避免进场过程中被占用进场通道和布置场地 。

 

 

▲年会活动彩排

 

二、活动进场的流程

1.通知各合作方具体的进场时间、地点、对接人联系方式、进场口及相关注意事项。

 

2.在进场条件有限的情况下，合理安排进场。

 

3.进场安排的原则是不要让所有合作方统一时间到场，应从难到简安排。优先安排设备方进场，减少进场消耗时间，压缩搭建时间。其次，安排现场布置方进场，减少进场通道或货梯的占有时间。再次，安排其它小物料供应商进场，减少现场占用。最后，注意沟通好分工，不要等所有物料到齐才开始搭建。