1、接待问题
在机场迎接外国与会者的时候，可以配备熟悉各国语言的工作人员，这样能帮助外国与会者办理所需手续。交通方面，应该提供出租车和班车。主办机构应确保在参加者的入境口岸(一般为机场)、在会场等相关地点，均有适当出租车服务。班车通常是免费提供的，作为主办单位提供的服务项目的一部分。当然对待vip客户，也可以有一些酒店预订帮助，行程安排等等。
2、现场安排
入口处需设置一张舒适、配备齐全的登记台，尽量使用多种语言。现场应该提供双语版展会现场地图、展会目录、与会者指南等等。服务台应该提供相关的协助。关于参展商及参观者的资料，应提前与主办机构联络并自行登记，输入资料库系统，以方便确认。其他的访客则须在入口处填写表格，并可能会提供名片，以便日后在资料库内记录。将数据直接输入系统，该数据库是监测参与情况和摘录会后新闻稿和报告的统计数据，十分重要，可以为以后的展会提供参考。除此之外，现场的设备也应该配备齐全。WIFI服务、电话、一些复印机等等。
