如何策划一场年会，并合理地安排时间

 

你能想象到的企业集体活动我们几乎都策划和执行过。

 

我不知道你所说的“负责后勤”究竟能负责公司的哪些事务，比如你提及的“物资采购”里你在预算和内容等方面有多大的话语权。所以这里就简单地跟你说一下，一场年会的执行安排一般是如何来做的。既然是1月17号，那么我们就当作是今天（12月14号）开始好了！总体执行思路采用倒推法：

 

·当天，坚守岗位，保持电话和对讲机畅通

 

·前推1天，搭建；第二次召开项目执行会议

 

·前推至少3天，纯机动天数，不提前做任何安排

 

·前推至少5天，印刷品清点确认，包括背景板、签到板、桌卡等等；召开项目执行会议，明确当天分工

 

·前推至少7天，物资清点，所有采购物资到位，包括礼品等；印刷品下单·前推至少10天，采购下单完毕，若接近双11或节假日需要更提前·前推至少15天，最终确定参会人员和工作人员的安排，确定人数，购买保险；确定年会设计品；确定年会搭建、摆桌等方案和供应商签订合同；和场地签订合同（若为酒店，请再提早，越早越好）

 

·前推至少20天，设计年会KV；对接舞台搭建、礼品、礼仪、表演、拍摄等供应商，确认报价

 

·前推至少25天，确定年会需求，列出物资清单、供应商清单；看场地，预估搭建需求和摆桌需求，最好制作平面+3D效果图·越早越好，站在执行高度确定年会方案，主要为流程和内容·越早越好，预估年会规模，预估预算，找场地（年会场地有多难抢你一定知道，尤其是大规模，小规模+时间灵活的可以不用提前这么多）所以，理想情况下：

 

12月16日，【场地对接人名单.xls】【年会方案.ppt】

 

12月17日，确定【年会方案最终版.pdf】【活动执行时间表】

 

12月22日，确定【桌形和效果图.pdf】【供应商清单.xls】【礼品清单.xls】

 

12月27日，确定【年会KV最终版.pdf】【报价单最终版.xls】

 

1月2日，确定【参会人员名单.xls】【工作人员名单.pdf】【保险底单.pdf】【XXX设计稿最终版.pdf】【XXX供应商合同.pdf】【XXX酒店合同.pdf】

 

1月7日，确定【采购确认单.xls】——[节目单]

 

1月10日，确定【采购单.xls】【印刷品下单确认单.pdf】

 

1月12日，确定【年会执行细则.xls】【工作人员名单最终版.pdf】【印刷品确认单.xls】

 

1月16日，监督搭建，对接供应商，确定【活动当天联络单.xls】——[彩排]

 

1月17日，临场发挥大体思路就是这样，时间节点是按照经验大致去估计的。

 

根据你们所处的地方等等，肯定需要有所改变。另外，你永远无法把握一个没有合作过的供应商，如果有需要切记尽量提前+多确认。

 

 

一个人要把所有细节做到位是几乎不可能的，不是我低估题主的能力，而是人的精力有限，现有资源很少的情况下可能光跟供应商打电话就要用掉好几天了。而且虽然我给出了一个简单的时间节点的建议，但是现在开始筹备真的非常紧张，即便对内行人来说，意外(不说大了，就比如快递丢件)也是经常发生的。