第一：待活动时间、地点确定之后将确定指定人员对于活动期间(包括活动前一天以及活动结束后一天)的天气情况并及时通报活动组委会。并及时提醒活动当天到场人员注意自带雨具、遮阳物品、保暖防暑物品等。
第二：对于户外活动场地应该及时做好防雨、防风、防降温、防暴晒等预防措施的准备工作。提前为活动准备好相对数量的桁架大棚、降温工具、取暖器、一次性雨衣等物品。
第三：在整场活动执行期间应该保证活动现场有足够的工作人员来完成本次的露天演出、庆典晚会、庆典活动、客户答谢会等。
第四：在活动有需要的情况下，还应该指定专人负责相关人员的就餐以及活动期间的住宿问题。
