（一）会议资料的类型和准备  
1、会议资料的类型  
（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。  
（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。  
（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。  
2、会议资料的准备  
（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。  
（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。  

（二）会议用品的类型和准备  
1、会议用品的类型  
（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。  
1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。  
2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。  
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。  
2、准备会议用品  
（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
（2）检查好灯光、扩音设备。  
（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。  
（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
（5）在每人座位前摆放纸笔。  
（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。  
（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。