1．对会议用车类型、数量的确定会议用车的类型、数量应根据与会人员的多少、级别等来确定，同时会议车辆的准备要严格遵循一定的原则，根据国家的规定，大轿车的配备按参会人员平均四十人一辆计算，小轿车根据会议的规格和实际需要从严掌握，做到既保证会议用车，又要符合节俭原则。车辆的配备，应明确其类型、状况、容量等具体情况。用车之前，应对所配车辆进行严格检查，确保其正常、安全。

 

2．会议租车如会议主办方车辆不够，需向别的单位借或租车辆和司机。租车时应注意： 

(1)预订车辆最好提前一到两天，预订周末的车辆需要提前两到三天。

(2）用车天数应定为最少天数，如不够用，应提前在还车时间之前打电话续租 

(3)前去租赁公司提车时，需带全所有证件，大部分证件都要原件。 

(4)签署车辆租用合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。 

(5)在发车、还车、验车时应仔细查看；确认无误后再签署单据。 

(6)万一发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有交警的事故判定书或安委会的证明，这是保险理赔所必需的证明。保险一定要在第一时间通知，最迟不能超过一天。

 

3．对会议用车的合理配置 会议用车要做到合理配置，对每类车的用途、接载对象都要明确，用车能固定的尽可能予以固定，如确定某一小组乘坐几号大车，哪几个人合用一辆小轿车等，既可以防止差错，也方便参会人员。