媒体记者到会一般有两种情况：一种是会议本身影响力较大，媒体记者主动驻会采访;另一种是会议主办方主动邀请媒体记者来参会。无论是哪种情况，对媒体记者的接待工作都不容小视，需要注意以下几方面：
1.接待媒体记者的工作程序主要包括：
接待前的准备、媒体记者的注册签到、为媒体记者安排介绍会以及收集会议期间的媒体报道、积极准备媒体沟通会（或记者招待会）。
2．对媒体记者的采访活动实施管理
会务组要安排专门人员或部门（如新闻中心或宣传组、联络组、公关组）负责管理会议期间的采访活动。采访活动的管理主要从以下几个方面着手：一是明确提出会议期间进行采访的要求；二是限定采访区域；三是限定采访时间；四是安排好会议间歇期间的采访；五是落实媒体工作人员的安检工作。
3．接待媒体记者的注意事项
会议接待人员在接待媒体记者时应注意：一是掌握会议信息的保密度，要求会议接待人员对会议内容涉及的机密问题，应严守保密原则，既不能在新闻稿中泄露机密，也不得将机密信息透露给媒体记者；二是正确对待媒体的负面报道，这就要求会务组在得知媒体对会议的负面报道之后采取正确的处理方法，如请公关家或会务组织方的公关小组调查分析媒体进行负面报道的原因所在。
