会议的性质与规模不同，接待的要求、程序和规范也不同。大型会议参加人数较多，应及时做好接站工作。
大型会议具有参台人数多，会期相对较长、议题相对较多的特点，对于开会代表，会议的组织部门要做到来要接，走要送，及时做好报到工作。在与会者集中抵达的几天里，可队在机场、车站安排专人等候．设立接待站。
接站前要做好充分准备，在车站机场设置接待站，制作醒目的牌子或横幅，上面要标明：“XX会议接待处”的字样。
接待站两个人一班比较好，可以轮换去卫生间、买水或食物。当与会者抵达时，一个人引导与台者上车，另一位可以留在接待站继续等候其他客人。接待站的工作是把陆续到达者集中在一起进上车，而不必派人跟车。如果这样安排的话，与会者抵达宾馆后，应有人迎接，引导报到注册。
在与会者抵达时间不太集中的时候，就不必派人一直守候在机场车站。如果司机不是本单位的，或者为了表示对与会者的尊重，应派人随车迎接。为了节省人力，有时司机兼做接待人员，或者反之，接待人员自己开车。不过这种方法只适应迎接同一批到达的与会者，否则司机或接待人员将几次往返于车辆和出站口之间，可能会顾此失彼，并且容易疲劳，于安全驾车不利。
