济南电话会议程序？
发布日期：2016-04-12 发布员：济南庆典公司
1、准确发出开会信息。会议的内容和时间确定后，应及时向参加单位发出通知，传递会议的有关信息。
2、要特别说明是否需要设立分会场。如要求一个单位的若干人员参加会议，就要设立分会场，而且要事先明确分会场的召集人。
3、要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，任何一方都应当在同一时间参加会议，否则将影响信息的交流和获取。
4、认真分发会议书面信息材料。电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议局面信息的分发工作。对于要在电话会议中讨论的文件，可在文件上标明讨论的顺序编号和标题，事先通过传真发送给与会人员。会议进行中还可补充传递有关文件信息。
5、合理安排会场信息传输设备。电话会议一般设主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加会议的单位设分会场。为了使分会场的每个与会人员都能清楚地听到从其他会场传送来的话音，并能方便地表达自己的意见，各会场应装有扩音设备和话筒，并与电话机连接良好。人数较少或单位个人参加会议，可直接使用带有免题扬声器的电话机。会议设备在会议开始之前要认真调试，确保性能良好。
6、按时接通电话。所有参加会议的人员应至少提前5分钟进入会场，做好充分的准备。会议时间一到，由召集方以主叫的方式接通与会各方。互相通报出席情况。电话全部接通后，会议主席宣布会议开始，要求各方相互通报姓名、职务。
7、做好会议记录。用录音电话系统记录会议信息，会后整理成书面记录材料。电话会议的录音带和书面记录整理稿都要归档保存。
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